ŽÁDOSTI O VOLNO A DOVOLENOU

Nejoblíbenějším procesem, který společnosti v oblasti HR nejčastěji předávají do rukou automatizovaného softwaru, je řešení žádostí o dovolenou, sick days, volna atp.

Pokud jsou tyto žádosti vyřizovány ručně, odčerpává jejich evidence a správa velkou časovou kapacitu personálního oddělení. Zaměstnanec musí vyplnit papírový formulář nebo zaslat email. Po schválení dokumentu nadřízeným manažerem se žádost dostává do rukou personalisty, který musí ve svých záznamech zjistit, zda má zaměstnanec na volno právo.

V případě, že se tento proces předá specializovanému HR softwaru, zaměstnanec si otevře v interním systému aplikaci, která mu automaticky ukáže, kolik volných dnů mu zbývá, žádost o dovolenou či volno může synchronizovat s interním kalendářem, ve kterém vidí, kdy není vhodné dovolenou vybírat a kdy naopak v práci být nemusí. Pomocí softwaru zašle zaměstnanec žádost svému nadřízenému, který jej jedním klikem myši schválí nebo naopak neschválí. Náležitosti žádosti jsou automaticky zkontrolovány systémem a personalista nemusí do tohoto procesu vůbec vstupovat, vše funguje automaticky.

AKTUALIZACE ZAMĚSTNANECKÝCH DAT

Pro řízení lidských zdrojů je nezbytné uchovávat základní data o zaměstnancích, jako je jejich adresa pobytu, telefonní číslo, email. V manuálním světě je na tuto práci většinou velmi málo času, personalisté ji odkládají a data pak nejsou aktuální. HR týmy poté velmi často musí ručně přepisovat data z papírových formulářů do interního systému.

Pokud se společnost rozhodne tento proces aktualizovat, může prostřednictvím HR softwaru požádat samotného zaměstnance při nástupu, nebo při pravidelné aktualizaci, o zadání či kontrolu těchto informací. Pokud potřebuje zaměstnanec nějakou informaci změnit, prostě zašle přes systém žádost a personalista vše aktualizuje. Nový zaměstnanec vyplní tento formulář digitálně při svém nástupu, HR pracovník pouze zkontroluje správnost vyplnění.

NÁBOR NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ

Nábor nových zaměstnanců je častým úkolem, který HR týmy předávají softwarovému řešení. Při nástupu nového kolegy je potřeba řešit a koordinovat mnoho činností. Personalista musí myslet na vyplnění pracovní dokumentace, předání informací finančnímu oddělení, přístup k dokumentům a softwaru důležitým pro výkon pracovní činnosti, zajištění obědů atp.

Všechny tyto činnosti vyčerpávají jak pracovníky personálního oddělení, tak i nové kolegy. Personalisté mají málo času na začlenění nového pracovníka do týmu, věnují se nezáživnému papírování. Díky využití automatizace formou specializovaného HR softwaru přitom může HR pracovník naplánovat nástup nového kolegy dopředu, připravit mu všechny potřebné dokumenty, přístupy k databázím a softwarům, rezervovat školící místnosti a předat dokumenty k prostudování on-line.

Softwarové řešení náboru nových zaměstnanců umožňuje personalistům osobní přístup k novému kolegovi, řešení otravného papírování lze přenechat počítači.

ODCHOD ZAMĚSTNANCE

Pokud se zaměstnanec rozhodne odejít nebo je propuštěn, znamená to pro personální oddělení realizaci celé řady povinných kroků. Personalista musí shromáždit všechen pracovníkovi předaný majetek, klíče, karty, přístupová data. Jeho úkolem je vyřešit vyplacení poslední mzdy a předat výstupní pracovní dokumentaci.

V tuto chvíli přináší možnost spolehnout se na softwarové řešení úlevu. Software HR pracovníkovi ukáže, které kroky je potřeba provést, personalista jednoduše zjistí, jaký majetek byl zaměstnanci předán, které přístupy jsou mu přiřazeny a může vše jednoduše řídit on-line. Ve srovnání s papírovým řešením je automatizace prostřednictvím softwaru bezpečnější, rychlejší a efektivnější řešení.

SYNCHRONIZACE ČASOVÉHO ROZVRHU

Každý zaměstnanec má svůj vlastní pracovní rozvrh, který sdílí často jen se svými nejbližšími kolegy z týmu. Pokud však personalista chce naplánovat školení, neformální firemní akci nebo pracovní setkání, musí všem zatelefonovat nebo napsat email a zeptat se, kdy mají volno. Plánování pracovních akcí lze však zjednodušit vytvořením interního sdíleného kalendáře, do kterého se automaticky přepisují všechna důležitá data o pracovních i volných dnech zaměstnanců. Personalista tak ihned vidí, kdy může plánovat společné aktivity.

S automatizací pomůže software Pinya HR: www.pinyahr.cz